幫課外貿(mào)實(shí)戰(zhàn)之外貿(mào)人注意，這些郵件細(xì)節(jié)不能忽略
本來(lái)不想寫太細(xì)節(jié)的東西以免束縛了大家的思維，但從近段時(shí)間我收到的供應(yīng)商郵件看，蠻多還存在著這樣那樣的問(wèn)題，想想可能開一篇關(guān)于郵件細(xì)節(jié)的文章，應(yīng)該還是挺有必要的。
一. 郵件主題
挺多人對(duì)于主題并不是很在意，但在這個(gè)快節(jié)奏的商業(yè)社會(huì)，尤其是越來(lái)越多人用手機(jī)查看郵件的情況下，一個(gè)合適的主題會(huì)更加吸引客戶的關(guān)注，或者說(shuō)，能幫助客戶決定是否要打開郵件，并且能幫助客戶在未來(lái)需要檢索過(guò)往郵件的時(shí)候更加容易看到這封郵件。
這里分為兩種情況，一種是相對(duì)熟悉的客戶，一種是陌生的客戶。
相對(duì)熟悉的客戶，在主題中點(diǎn)出正文的大意即可，例如Quotation of A/C from XXX-20131009,例如Oct.2013 Payment Schedule,例如 2nd Order Following Up之類。這里我之所以把日期等數(shù)據(jù)寫上，主要原因還是為了萬(wàn)一客戶在今后需要review或者檢索過(guò)往的郵件能更加容易找到他想要的東西。
假如是相對(duì)陌生的客戶，我看到不少人采用的是把自己的公司名字作為主題，個(gè)人認(rèn)為這種做法不是***好的，除非你篤定客戶看到你的公司名字能聯(lián)想起什么來(lái)，不然的話，我還是建議主題中***好包含自己的產(chǎn)品名字。因?yàn)榭蛻裘刻於紩?huì)收到許多來(lái)自陌生供應(yīng)商的郵件，掃一眼郵件主題不能發(fā)現(xiàn)這封郵件是和他的生意相關(guān)的，有的人會(huì)直接選擇不看。
二． 發(fā)件人
這里的發(fā)件人指的是當(dāng)客戶收到你郵件的時(shí)候，和主題在一起顯示的發(fā)件人信息。絕大多數(shù)的人都會(huì)設(shè)置為顯示自己的名字，例如Daniel Lee之類，也有一些人不做設(shè)置直接***裸地顯示自己的郵箱地址。我認(rèn)為，在名字后面加上自己的公司名字甚至產(chǎn)品名字效果會(huì)更好一些，因?yàn)榻o客戶發(fā)過(guò)郵件的可能有幾十個(gè)Daniel，說(shuō)實(shí)在話作為客戶有時(shí)候真的很難記住到底這是哪個(gè)Daniel。至于直接顯示郵箱地址的就更不可取了，尤其是那些以sales5，service6等等開頭的。
三． 郵件正文
小年輕在追女神的時(shí)候往往會(huì)用這么一招，打聽女神喜歡看什么書例如莎士比亞的之類，然后某一天裝作不經(jīng)意地在女神面前背出一句“to be or not to be”的企圖吸引女神的注意力，這叫投其所好。郵件也是一樣的道理，客戶給你回復(fù)的郵件用的是什么字體什么
字號(hào)怎樣的排版，代表了對(duì)方的偏好，雖說(shuō)我們不一定就要完全按著客戶的版式來(lái)，但至少不要去到讓客戶看一眼都覺(jué)得煩的地步，所有雜亂無(wú)章的，大小寫亂來(lái)的，字體字號(hào)不統(tǒng)一的，起手還空兩格的，這里一坨紅色那里一堆***的，都很難吸引別人閱讀的欲望，更加會(huì)給客戶留下不***的印象。至于哪個(gè)字體才是鬼佬眼中屬于好看的，見仁見智，但我猜反正不會(huì)是宋體。
其次，關(guān)于要不要在郵件正文中放圖片或者表格的問(wèn)題，我的看法是這樣的：
1.陌生客戶就***好不要了，以防被對(duì)方的服務(wù)器當(dāng)成垃圾郵件。
2.已經(jīng)有一定來(lái)往的客戶，直接在郵件正文中放圖片或表格，有著非常直觀的效果，但前提是圖片和表格僅僅作為直觀展示的作用，而且表格中的各項(xiàng)匯總數(shù)據(jù)，例如總金額總數(shù)量之類的你全部都做好了，客戶只需要看就行。而那些客戶可能需要另存為或者修改之類的東西，例如報(bào)價(jià)表，就***好還是采用附件的形式。
四． 郵件簽名
我今天剛好收到一封郵件，郵箱是gmail的，簽名只有公司名字，電話和傳真，類似這樣的郵件真的很遺憾，因?yàn)闆](méi)有網(wǎng)址，也沒(méi)有可以從后綴找到網(wǎng)址的企業(yè)郵箱，總不能指望客戶去google你的公司名字吧？當(dāng)然了除非你郵件正文體現(xiàn)出來(lái)東西特別吸引人讓客戶忍不住主動(dòng)去搜索更多關(guān)于你公司的資料，但理論上來(lái)說(shuō)，這種情況不可能出現(xiàn)，因?yàn)榭蛻魭咭谎坂]件就會(huì)很容易會(huì)得出一個(gè)“這家公司不值得關(guān)注”的結(jié)論，正文都不會(huì)看多兩眼。
至于是否要在簽名檔放郵箱地址的問(wèn)題，有人可能會(huì)覺(jué)得既然客戶收到了我的郵件，那他自然就知道了我的郵箱地址是多少，在簽名檔放的話太多余，但在許多公司，往往郵件會(huì)被轉(zhuǎn)發(fā)來(lái)轉(zhuǎn)發(fā)去，有時(shí)候由于某個(gè)人的客戶端設(shè)置問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致你郵箱地址的消失，反正在簽名檔加個(gè)郵箱地址又不礙事，我們干嘛不把這種可能性直接扼殺在搖籃中？
五． 附件
有些供應(yīng)商發(fā)出去的附件，其命名往往是一堆對(duì)客戶來(lái)說(shuō)毫無(wú)意義的東西，例如產(chǎn)品圖片用的是只有自己才能看得懂的產(chǎn)品型號(hào)，或者從相機(jī)導(dǎo)出來(lái)的時(shí)候叫什么文件名就用什么文件名。建議：
1.命名要讓對(duì)方能輕易看懂這到底是個(gè)什么文件，假如是測(cè)試報(bào)告，是什么產(chǎn)品什么型號(hào)什么時(shí)候的測(cè)試報(bào)告。
2.***好做到讓對(duì)方另存為的時(shí)候不再需要更改文件名。
3.郵件正文中***好對(duì)附件有一個(gè)描述，例如attached you would see the quotation, the product picture and test report云云。
***后的***后，稍微總結(jié)一下：
1.發(fā)郵件的目的是要產(chǎn)生效果，試著去站在收信人的角度思考問(wèn)題，我們才能確保效果的***大化。
2.TOP SALES并不意味著就是能說(shuō)會(huì)道，讓客戶事無(wú)巨細(xì)都能有如沐春風(fēng)的感覺(jué)，也是一種重要的特質(zhì)，與人方便，***后總會(huì)給自己帶來(lái)方便。
3.處理好郵件的細(xì)節(jié)不一定就能帶來(lái)訂單，但一定能讓客戶更好地記住你這個(gè)人。
4.把客戶當(dāng)成傻瓜一樣來(lái)對(duì)待，總有一天客戶會(huì)真變成傻瓜一樣離不開你省下來(lái)的工資成本，全部花在營(yíng)銷部門的人員上。做營(yíng)銷的人可不能將就。找不來(lái)大將就先別開工。拿出封神榜里姬昌找姜子牙的勁頭來(lái)，好好物色為你負(fù)責(zé)流量的人。這樣的人才可遇不可求，需要你發(fā)動(dòng)身邊一起可以發(fā)動(dòng)的力量來(lái)找。
高壓線：對(duì)于之前有過(guò)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)說(shuō)，另一個(gè)易犯的錯(cuò)誤就是從原公司拉人。尤其在外貿(mào)電商這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)起來(lái)無(wú)節(jié)操無(wú)底線曾把南京某兄氣得想罵人的行業(yè)。馬云曾經(jīng)說(shuō)過(guò)一句話：“如果有一天你打算出來(lái)創(chuàng)業(yè)，自己走就好，不要帶走其他人。否則遲早有一天，你手下的這幫人也會(huì)學(xué)你的樣。”所以不論是從道德層面還是經(jīng)營(yíng)層面，這種事情還是不要干的好。這行業(yè)圈子太小，大家抬頭不見低頭見，沒(méi)必要為了點(diǎn)利益搞得自己以后很難堪。好了，如果你運(yùn)氣夠好的話，也許短時(shí)間內(nèi)就物色到了合適人選，組建了自己的外貿(mào)電商團(tuán)隊(duì)。幫課會(huì)在下篇文章中和大家分享：人來(lái)了，怎么在短時(shí)間內(nèi)讓現(xiàn)金流變正？
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