1目的

對(duì)確保顧客的需求和期望得到充分理解的過程做出規(guī)定并加以實(shí)施和保持。為防范和控制合同可能的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)合同制定的監(jiān)督，規(guī)范公司合同制定行為，制定本制度。

2范圍

適用于對(duì)合同中顧客要求的識(shí)別、對(duì)服務(wù)要求的評(píng)審及技術(shù)服務(wù)等相關(guān)溝通活動(dòng)。適用于公司各類格式合同、部門合同文本的制定。

3引用文件：

GB1.1—2009        標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則  第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則

GB/T 19001—2016   質(zhì)量管理體系    要求

GB/T 24001—2016   環(huán)境管理體系——要求及使用指南

ISO45001:2018      職業(yè)健康安全管理體系  要求

4職責(zé)

4.1 商務(wù)B負(fù)責(zé)識(shí)別顧客需求和期望的制訂。

4.2 商務(wù)B負(fù)責(zé)與顧客溝通，總經(jīng)理負(fù)責(zé)Z織對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審。

4.3 HSE部負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持和服務(wù)。

4.4 商務(wù)B是合同管理的主管部門，負(fù)責(zé)相關(guān)合同的編制、發(fā)放、使用、保管。商務(wù)B按職責(zé)的劃分負(fù)責(zé)公司各類合同文件的匯總、整理歸檔，對(duì)各部門使用的合同實(shí)施監(jiān)督管理。

5控制程序

5.1 顧客需求的識(shí)別和評(píng)審

5.1.1 商務(wù)B負(fù)責(zé)識(shí)別對(duì)產(chǎn)品的需求與期望，

A、了解行業(yè)情況及要求；

B、市場(chǎng)需求及本公司服務(wù)市場(chǎng)占有量；

C、顧客對(duì)本公司服務(wù)的接受程度和不滿。

5.1.2顧客溝通

5.1.2.1 與顧客溝通方式

1）電話溝通

2）Q、微信、郵件溝通

3）短信溝通

4）培訓(xùn)

5.1.2.2 顧客資料整理

A、應(yīng)隨時(shí)收集各地相關(guān)客戶的資料，同行業(yè)的市場(chǎng)行情及現(xiàn)有顧客經(jīng)營(yíng)狀況等。

B、跟據(jù)資料，各區(qū)域業(yè)務(wù)員進(jìn)行電話拜訪或上men拜訪，并將顧客信息如：實(shí)力、資信、聯(lián)系人、電話、所需服務(wù)、價(jià)格和其他要求等。

5.2合同評(píng)審

5.2.1合同的形式：

本公司的合同有：技術(shù)服務(wù)合同、協(xié)議

5.2.2合同的擬定

（1）各合同需要商務(wù)B門起草公司格式合同、各部門擬定本部門合同文本以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同對(duì)方擬定合同的，分別由各部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同在會(huì)簽過程中的傳遞。

（2）合同擬定者須按公司規(guī)定在“合同會(huì)簽單”上填寫合同會(huì)簽部門及人員名稱。

（3）合同擬定者負(fù)責(zé)合同連同“合同會(huì)簽單”在整個(gè)會(huì)簽過程的傳遞，直到合同蓋上公章或合同專用章后結(jié)束。本會(huì)簽程序與公章/合同專用章使用登記程序并列執(zhí)行。

5.3合同的內(nèi)容

A.技術(shù)服務(wù)有關(guān)的fa律、fa規(guī)的要求；

B.顧客的各項(xiàng)要求（包括項(xiàng)目名稱、圖紙數(shù)量、價(jià)格、交付期和服務(wù)的要求是否明確、合理）。

C.任何與顧客要求不一致的洽談合同有含糊不清之處，是否有必要同客戶進(jìn)一步磋商。

D.是否有能力滿足顧客合同條款要求的能力。

E.服務(wù)價(jià)格和付款方式的規(guī)定是否適應(yīng)。

F.顧客有沒有明示的隱含要求，但為預(yù)期或規(guī)定用途的要求。

5.4合同的確定與評(píng)審

5.4.1每一份合同簽訂前，都由業(yè)務(wù)員確定后進(jìn)行合同評(píng)審，以確保顧客利益。

5.4.2合同的評(píng)審和簽訂

5.4.2.1符合公司價(jià)格、交付期、付款方式及風(fēng)險(xiǎn)控制的要求，業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人授quan業(yè)務(wù)員直接與顧客洽談，并按5.3條的合同評(píng)審內(nèi)容要求進(jìn)行評(píng)審。經(jīng)評(píng)審能滿足顧客要求的可簽訂正規(guī)合同或協(xié)議。

5.4.2.2正規(guī)合同一式四份，協(xié)議一式兩份。

5.4.3 合同的協(xié)調(diào)

5.4.3.1 合同一經(jīng)簽訂，即具有fa律效力，對(duì)此，業(yè)務(wù)部應(yīng)制訂項(xiàng)目工單，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分發(fā)到HSE部，以保證合同的執(zhí)行。

5.4.3.2 履行合同時(shí)，如發(fā)生實(shí)際與約定的情況不一致，業(yè)務(wù)部要及時(shí)與顧客協(xié)商、溝通和解決，以使顧客滿意。

5.4.4 合同的修訂

本公司或顧客若要更改合同的內(nèi)容，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，才能進(jìn)行合同的更改。若更改的內(nèi)容只涉及一般要求，則由業(yè)務(wù)部與HSE部聯(lián)系后，不再重新評(píng)審。若更改的內(nèi)容為特殊要求，都必須重新評(píng)審。

5.4.4.1 經(jīng)評(píng)審后，重新簽訂合同，并即時(shí)通知HSE部。

5.4.4.2 所有評(píng)審記錄、合同、訂單都由商務(wù)B按《文件控制程序》的要求進(jìn)行管理。

5.5 合同保存及借閱管理規(guī)定

5.5.1 合同簽訂完后,商務(wù)B負(fù)責(zé)合同的存檔、信息錄入。