過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的獨一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以***部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，為***決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，檔案管理建設(shè)方案，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

從智慧和信息的區(qū)別來看，信息基本相當(dāng)于數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的含義是進(jìn)行各種統(tǒng)計、計算、科學(xué)研究和技術(shù)設(shè)計所依據(jù)的數(shù)值，是事實或觀察的結(jié)果，是用于表示客觀事物的未經(jīng)加工的原始素材，并被認(rèn)為是信息的表現(xiàn)形式和載體。所以，數(shù)據(jù)基本上跟信息是一樣的東西。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，現(xiàn)在數(shù)據(jù)一詞很流行，幾乎和信息一詞在20世紀(jì)80年代的流行程度一樣。彼時是無事物無信息，現(xiàn)今則是無事物無數(shù)據(jù)；彼時是信息一詞泛化，而現(xiàn)今又是數(shù)據(jù)一詞泛化。

智慧檔案館（室）首先要把檔案數(shù)據(jù)化或信息化。檔案數(shù)據(jù)化是相對于之前的檔案數(shù)字化而言的，是我在2019年的一次講話中為了區(qū)別于此前人們常說的檔案數(shù)字化而提出來的。其實，它的意思就是把紙質(zhì)檔案或紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像中的每個字都轉(zhuǎn)換成電腦可以處理的數(shù)據(jù)或信息，并輸入電腦，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，供人們通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行挖掘和處理。數(shù)據(jù)是智慧檔案館（室）的基礎(chǔ)。沒有數(shù)據(jù)，特別是沒有檔案內(nèi)容的所有數(shù)據(jù)，就不能把數(shù)據(jù)或信息變成智慧。也可以說，智慧檔案館（室）是基于數(shù)據(jù)的，大學(xué)檔案管理建設(shè)方案，有了數(shù)據(jù)和各種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，才有智慧檔案館（室）。所以，沒有數(shù)據(jù)就談不上建設(shè)智慧檔案館（室）。

      為什么說在智慧檔案館（室）中檔案全文數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘及主動推送技術(shù)缺一不可呢？因為只有數(shù)據(jù)的檔案館（室）還不能稱為智慧檔案館（室），也還不是真正的智慧檔案館（室）。數(shù)據(jù)只是信息，沒有數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)去處理它，它仍然成不了智慧，高校檔案管理建設(shè)方案，或者說稱不上是真正的智慧。必須依靠數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過各種具有針對性的算法，對數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析、聚類或分類分析、異常或異分析、演變分析、對比分析等，才能讓數(shù)據(jù)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，形成聯(lián)系和連接，形成趨勢和走向，看出規(guī)律和變異，從而生成經(jīng)過加工、集合、升華的新信息，甚至作出判斷和備選方案，變成智慧。沒有數(shù)據(jù)挖掘與自主推送技術(shù)，數(shù)據(jù)就只是孤島，只是孤零零的數(shù)字或文字。

      離開數(shù)據(jù)挖掘與主動推送技術(shù)，數(shù)據(jù)永遠(yuǎn)是一；而有了數(shù)據(jù)挖掘與主動推送技術(shù)，它就能夠問一知十、問一知百，甚至知千知萬，而且還主動告訴你，自動推送給你，有針對性推薦給你。因為它已將相關(guān)的數(shù)據(jù)和你以往的利用喜好、利用需求聯(lián)接起來了。比如，我們從網(wǎng)上查一個人的簡歷，不但可以找到這個人的簡歷，這個人所有在網(wǎng)絡(luò)中的文章、講話內(nèi)容、活動、照片、音頻、視頻等，也會一同被顯示出來，甚至包括跟他同名的人、同職務(wù)的人、有關(guān)聯(lián)的人的信息也可以被呈現(xiàn)出來。這和數(shù)字檔案館（室）是有很大不同的。數(shù)字檔案館（室）是不查不知、查一知一的，而智慧檔案館（室）則是一查就全知，查一而知道所有或很多的。而這個差異，主要就是由數(shù)據(jù)挖掘與主動推送技術(shù)造成的。當(dāng)然，除了數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘與推送技術(shù)外，智慧檔案館（室）還應(yīng)該有數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)傳輸?shù)刃滦图夹g(shù)和設(shè)備作為支撐。

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