廣泛性。會展接待的對象十分廣泛。以一次具體的會議或展覽活動來看，接待對象不僅有正式成員(正式會員)和列席成員(非正式會員)，還有特邀的嘉賓，甚至還有參加對象的隨行人員、前來采訪的記者和其他旁聽者；不僅有本單位的***和群眾，還可能有上級機兼和主管部門的***。國際性會展活動的接待對象更為廣泛，不同***和地區(qū)、不同民族、不同信仰和文化禮俗、不同意識形態(tài)的參加者聚集在一起，既要照顧大多數(shù)，又要考慮少數(shù)人的特殊性，還要協(xié)調(diào)各種關(guān)系，會展設(shè)備租賃，這是對現(xiàn)代會展接待工作的重要考驗。主辦方應充分認識到接待工作是企業(yè)看似被動、實則主動的一種廣義的***行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，主辦方可以展示實力，樹立形象，展會物料制作，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引***、擴大合作，從而推動經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此，會展接待工作不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待負責人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務。接待工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給參展與會客商留下終生的印象。所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确铡＿@些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的后服務費用核算將通過雙方的聯(lián)絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關(guān)人員核定。

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的后服務費用核算將通過雙方的聯(lián)絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關(guān)人員核定。展覽服務，又稱會議及展覽服務（會展服務、展會服務等），展會，是指為商品流通、促銷、展示、經(jīng)貿(mào)洽談、民間交流、企業(yè)溝通、國際往來等舉辦的展覽和會議。禮儀性?，F(xiàn)代會展接待，特別是國際性會展接待，要非常注重禮儀和禮節(jié)。通過接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風和企業(yè)文化，還可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級***和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業(yè)帶來商機，帶來社會效益和經(jīng)濟效益。主辦方要充分利用接待工作的每一個細節(jié)，展示企業(yè)的全新風采和企業(yè)獨具魅力的特色文化，利用每一次接待機會增強企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的度和影響力。因此，會展接待人員一定要掌握對內(nèi)和對外接待的基本知識和方法，熟悉各種國際禮儀和禮節(jié)，展覽搭建公司，接待方式符合國際慣例，接待人員的言談舉止符合一定的禮節(jié)。

為會展活動提供保障。規(guī)模較大或者會期較長、需要住宿的會展活動都離不開接待工作。會展接待通過妥善、周到、細心的安排，給參加對象提供各種方便，解除他們的使他們事事稱心、處處放心，全身心地投入會展活動，從而保障會展活動順利進行，提高會展活動的效率，達到預期的目標。0成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的會展策劃源于對社會資源的有效整合。會展策劃是對相關(guān)社會資源進行整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評估等要素。