廣泛性。會(huì)展接待的對(duì)象十分廣泛。以一次具體的會(huì)議或展覽活動(dòng)來(lái)看，展會(huì)搭建，接待對(duì)象不僅有正式成員(正式會(huì)員)和列席成員(非正式會(huì)員)，還有特邀的嘉賓，甚至還有參加對(duì)象的隨行人員、前來(lái)采訪的記者和其他旁聽(tīng)者；不僅有本單位的***和群眾，還可能有上級(jí)機(jī)兼和主管部門(mén)的***。國(guó)際性會(huì)展活動(dòng)的接待對(duì)象更為廣泛，不同***和地區(qū)、不同民族、不同信仰和文化禮俗、不同意識(shí)形態(tài)的參加者聚集在一起，既要照顧大多數(shù)，又要考慮少數(shù)人的特殊性，還要協(xié)調(diào)各種關(guān)系，這是對(duì)現(xiàn)代會(huì)展接待工作的重要考驗(yàn)。主辦方應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到接待工作是企業(yè)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的***行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作，主辦方可以展示實(shí)力，樹(shù)立形象，展會(huì)展覽服務(wù)，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引***、擴(kuò)大合作，從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，會(huì)展接待工作不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待負(fù)責(zé)人員對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹(shù)立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給參展與會(huì)客商留下終生的印象。所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類(lèi)文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類(lèi)別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類(lèi)別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。

撰寫(xiě)會(huì)展項(xiàng)目策劃方案就是將策劃的終成果整理成書(shū)面材料，即策劃書(shū)，也稱(chēng)企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、***或行動(dòng)方案、效益預(yù)測(cè)、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)以及廣告策劃書(shū)、宣傳手冊(cè)等圍繞某次展前、展中以及展后的所有策劃文案。成千上萬(wàn)的觀眾涌進(jìn)展覽會(huì)，看到的是各家廠商各具風(fēng)格的展臺(tái)，那多姿多彩的場(chǎng)面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象，就在展覽會(huì)開(kāi)始之前，這里還是一片“有計(jì)劃、有***的”的混亂，運(yùn)輸車(chē)輛橫七豎八，卡車(chē)司機(jī)忙著對(duì)號(hào)入座，參展商等候著自己貨物的到來(lái)。展覽會(huì)貨運(yùn)的重頭戲首先是按時(shí)地搭建和拆除展臺(tái)，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。多種多樣的展覽會(huì)有各種不同的展品，天上飛的、直升機(jī)、地上跑的活動(dòng)物均可入主展覽場(chǎng)地，那么對(duì)展覽會(huì)貨運(yùn)也就有相應(yīng)不同的要求。0

為會(huì)展活動(dòng)提供保障。規(guī)模較大或者會(huì)期較長(zhǎng)、需要住宿的會(huì)展活動(dòng)都離不開(kāi)接待工作。會(huì)展接待通過(guò)妥善、周到、細(xì)心的安排，給參加對(duì)象提供各種方便，解除他們的使他們事事稱(chēng)心、處處放心，全身心地投入會(huì)展活動(dòng)，展會(huì)，從而保障會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行，會(huì)展策劃公司，提高會(huì)展活動(dòng)的效率，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。0成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，成功的會(huì)展策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源進(jìn)行整合的過(guò)程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會(huì)展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會(huì)展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評(píng)估等要素。

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