數(shù)字化加工的意義

1.數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級(jí)***、各部門或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

2.庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高的，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合和企***各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)的目錄結(jié)構(gòu)和文件夾的建立

按照院方所提供的案卷目錄和文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括檔案目錄的著錄字段、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求進(jìn)行正確的著錄和校對(duì)。照片檔案和實(shí)物檔案目錄結(jié)構(gòu):以歷史形成的檔案整理順序編排，并與檔案實(shí)體保持一致。原則是以歷史形成的檔案整理順序編排，報(bào)紙數(shù)字化加工企業(yè)，并與檔案實(shí)體保持一致。例如:文書檔案目錄結(jié)構(gòu):年度+資料分類+卷+件+頁(yè)。

數(shù)字化加工錄入的規(guī)則

1.根據(jù)客戶的要求對(duì)整理好的檔案進(jìn)行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，報(bào)紙數(shù)字化加工哪家好，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

2.錄入檔案案卷的基本信息（編號(hào)，報(bào)紙數(shù)字化加工公司，題名，目錄號(hào)等)。

3.建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募?jí)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的題名，時(shí)間，文號(hào)等。

4.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入時(shí)要先檢查檔案，看檔案有沒(méi)有破損的，甘肅報(bào)紙數(shù)字化加工，查看檔案的頁(yè)碼是否正確，同時(shí)根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。

5.錄入時(shí)要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對(duì)錄入項(xiàng)目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對(duì)于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。

6.錄入可以采用OCR識(shí)別，可提高錄入的工作效率。

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