為會展活動提供保障。規(guī)模較大或者會期較長、需要住宿的會展活動都離不開接待工作。會展接待通過妥善、周到、細(xì)心的安排，給參加對象提供各種方便，解除他們的使他們事事稱心、處處放心，全身心地投入會展活動，從而保障會展活動順利進(jìn)行，提高會展活動的效率，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。0成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的會展策劃源于對社會資源的有效整合。會展策劃是對相關(guān)社會資源進(jìn)行整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會展策劃系統(tǒng)看，一般而言，展會物料制作，會展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評估等要素。

禮儀性?，F(xiàn)代會展接待，特別是國際性會展接待，要非常注重禮儀和禮節(jié)。通過接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，還可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級***和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業(yè)帶來商機(jī)，會展桌椅租賃，帶來社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。主辦方要充分利用接待工作的每一個細(xì)節(jié)，展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨具魅力的特色文化，利用每一次接待機(jī)會增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的度和影響力。因此，會展接待人員一定要掌握對內(nèi)和對外接待的基本知識和方法，熟悉各種國際禮儀和禮節(jié)，接待方式符合國際慣例，接待人員的言談舉止符合一定的禮節(jié)。0大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，會議公司，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

會展接待的原則成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的會展策劃源于對社會資源的有效整合。會展策劃是對相關(guān)社會資源進(jìn)行整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評估等要素。服務(wù)細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的會展接待工作中，徽州展會，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時彌補(bǔ)可能存在的疏漏。

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