信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用

1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，外包檔案管理產(chǎn)品，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。

2.實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息化和管理自動(dòng)化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動(dòng)化，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動(dòng)化，同時(shí)，外包檔案管理產(chǎn)品多少錢，檢索達(dá)到全方面、準(zhǔn)確。

檔案管理信息平臺(tái)的設(shè)計(jì)目標(biāo)及原則

1) 依據(jù)國際的標(biāo)準(zhǔn)、***的標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，利用國際、國內(nèi)成熟研究成果，采用合理的技術(shù)架構(gòu)和技術(shù)手段，解決電子文件安全存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)管理和安全利用的問題；

2) 實(shí)現(xiàn)多全宗、多層次集中方式的檔案信息管理要求，實(shí)現(xiàn)各級(jí)單位間系統(tǒng)的互聯(lián)互通和資源的共享，滿足大型集團(tuán)單位的檔案管理需求；

3) 符合SOA設(shè)計(jì)要求，形成電子文件歸檔技術(shù)規(guī)范并實(shí)現(xiàn)其它應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)采集接口，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化；實(shí)現(xiàn)與用戶單位門戶、機(jī)構(gòu)用戶、統(tǒng)一認(rèn)證等基礎(chǔ)設(shè)施的集成；提供標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息查詢接口；

4) 業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用可定制平臺(tái)的方式，充分保障系統(tǒng)對(duì)各類檔案業(yè)務(wù)的適應(yīng)性、對(duì)管理內(nèi)容的擴(kuò)展性和對(duì)功能需求的可變性，提供后臺(tái)定制功能強(qiáng)大、前臺(tái)使用簡單方便的業(yè)務(wù)系統(tǒng)；同時(shí)能方便的適應(yīng)系統(tǒng)的擴(kuò)展部署和數(shù)據(jù)的集中/分布存儲(chǔ)，以適應(yīng)不同單位不同的軟硬件應(yīng)用環(huán)境；

5) 滿足各級(jí)單位檔案現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)需要，外包檔案管理產(chǎn)品價(jià)格，包括檔案的業(yè)務(wù)管理和上下級(jí)的工作管理。尤其注重歸檔文件的收集整理和信息服務(wù)兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以***的管理理念處理好文書、經(jīng)營、科技、財(cái)務(wù)、人事、法務(wù)、基建、聲像、電子檔案等檔案的收集整理和開發(fā)利用環(huán)節(jié)，使用戶的工作量得到真正降低、檔案信息服務(wù)發(fā)揮更大作用；

6) 逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺(tái)，支持對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及各類歸檔文件形式（如文字、語音、視頻、圖形、圖像、網(wǎng)頁、郵件等）的管理；

7) 通過開發(fā)和集成***成熟的技術(shù)保障系統(tǒng)各項(xiàng)功能得到可靠實(shí)現(xiàn)、提高用戶的易用性和流程的自動(dòng)化程度。

在檔案管理信息平臺(tái)設(shè)計(jì)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶需求，通過對(duì)個(gè)別業(yè)務(wù)功能的修改完善使得系統(tǒng)在功能上充分滿足用戶的建設(shè)目標(biāo)。

檔案管理自動(dòng)化該如何實(shí)現(xiàn)？

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)管理為主，紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時(shí)代急需提供電子檔案的管理，企業(yè)大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數(shù)字資產(chǎn)，但是缺乏有效的管理方法。

如何確保海量檔案資料安全?如何更好的發(fā)布檔案信息，便于查找和使用?如何兼顧檔案文檔的電子化管理和紙質(zhì)管理?如何更好地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和管理?等等一些問題，都是需要去解決的。

信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為檔案工作的重中之重，紙質(zhì)檔案掃描工作在各地如火如荼地進(jìn)行。然而，掃描所產(chǎn)生的電子檔案實(shí)際上只是以圖像形式存在的文件，而非真正意義上的文本文件，也就是說，計(jì)算機(jī)只認(rèn)識(shí)檔案的外表，卻不認(rèn)識(shí)其內(nèi)在文字，用戶通過計(jì)算機(jī)看到檔案的原貌，卻不能對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行引用、檢索等操作，這無疑，對(duì)將來的電子檔案利用工作造成了很大不便?？紤]到檔案用戶的利用需求，若要得到文本形態(tài)的電子檔案，使檔案數(shù)字化工作更加有效，就要應(yīng)用OCR識(shí)別技術(shù)。

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