數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)的目錄結(jié)構(gòu)和文件夾的建立

按照院方所提供的案卷目錄和文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括檔案目錄的著錄字段、字段長度和內(nèi)容要求進(jìn)行正確的著錄和校對(duì)。照片檔案和實(shí)物檔案目錄結(jié)構(gòu):以歷史形成的檔案整理順序編排，檔案錄入數(shù)字化加工價(jià)格，并與檔案實(shí)體保持一致。原則是以歷史形成的檔案整理順序編排，并與檔案實(shí)體保持一致。例如:文書檔案目錄結(jié)構(gòu):年度+資料分類+卷+件+頁。

數(shù)據(jù)化加工保密

1.驗(yàn)收小組檢查加工公司是否與省檔案局簽訂“信息保密協(xié)議”、公司是否辦理《中華人民共和國***秘密載體許可證》、工作人員是否持有云南省保密局頒發(fā)的《涉密人員上崗培訓(xùn)證》。

2.檔案原件是否嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行管理。在未拆卷以前，如發(fā)現(xiàn)有缺失文件現(xiàn)象，必須填寫《館藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，經(jīng)簽字認(rèn)可后再進(jìn)行拆卷處理。

3.下班之前，所有檔案是否進(jìn)箱、柜，檔案箱、柜鑰匙要由加工公司專人保管，并且要由專人檢査水電、窗戶是否已關(guān)閉完好后，方才可離去。

4.在加工過程中，如發(fā)現(xiàn)文件屬密級(jí)以上，是否進(jìn)行登記，文件所涉內(nèi)容。同時(shí)，不能隨便在文件添寫任何字及符號(hào)，只能用2b鉛筆編寫頁碼。

5.嚴(yán)禁將手機(jī)、相機(jī)、攝像機(jī)、私有移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備帶入加工現(xiàn)場。由于工作需要，每個(gè)公司只允許兩名管理人員可以在加工現(xiàn)場使用手機(jī)，檔案錄入數(shù)字化加工解決方案，其余員工只能在加工現(xiàn)場外或下班之后才能使用手機(jī)，檔案錄入數(shù)字化加工，如有違反上述規(guī)定，一律嚴(yán)懲。

數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用***的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

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