會展接待的原則成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的會展策劃源于對社會資源的有效整合。會展策劃是對相關(guān)社會資源進行整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，展會桁架搭建，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評估等要素。服務(wù)細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的會展接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。

廣泛性。會展接待的對象十分廣泛。以一次具體的會議或展覽活動來看，接待對象不僅有正式成員(正式會員)和列席成員(非正式會員)，還有特邀的嘉賓，甚至還有參加對象的隨行人員、前來采訪的記者和其他旁聽者；不僅有本單位的領(lǐng)導(dǎo)和群眾，還可能有上級機兼和主管部門的領(lǐng)導(dǎo)。國際性會展活動的接待對象更為廣泛，不同國家和地區(qū)、不同民族、不同信仰和文化禮俗、不同意識形態(tài)的參加者聚集在一起，既要照顧大多數(shù)，又要考慮少數(shù)人的特殊性，鋁合金舞臺搭建，還要協(xié)調(diào)各種關(guān)系，這是對現(xiàn)代會展接待工作的重要考驗。主辦方應(yīng)充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實則主動的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，主辦方可以展示實力，旌德展會，樹立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此，會展接待工作不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待負(fù)責(zé)人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責(zé)任意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給參展與會客商留下終生的印象。所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，會展舞臺搭建，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的后服務(wù)費用核算將通過雙方的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。00